Aviso de Privacidad

HVB Consulting LLC es un negocio ubicado en Santa Ana, California, que presta servicios de bookkeeping (teneduría de libros), preparación de impuestos, gestión de nómina y consultoría empresarial a individuos, personas con negocio propio y empresas en Santa Ana y el Condado de Orange.

HVB Consulting LLC no es una firma de CPA y no ofrece servicios de auditoría, atestación, revisión, compilación para terceros ni asesoría de inversión.

Este Aviso de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, compartimos, protegemos y conservamos información personal cuando usted: • Visita nuestro sitio web principal: hvbconsultingllc.com; • Visita nuestra landing de campaña: hvb-consulting-llc.marblism.me; • Se comunica con nosotros por correo electrónico, teléfono, WhatsApp, formularios o redes sociales; • Solicita información sobre nuestros servicios; • Contrata nuestros servicios; • Recibe acceso a nuestro portal del cliente; • Es un empleado cuyos datos recibimos del empleador para prestar servicios de nómina; o • Fue cliente actual o anterior de HVB Consulting LLC.

2.1 Datos de contacto e identificación — Podemos recopilar: Nombre y apellido; Correo electrónico; Número de teléfono; Número de WhatsApp; Dirección postal; Nombre comercial o DBA; Tipo de entidad o negocio; Nombre y cargo de la persona que representa al negocio.

2.2 Datos fiscales y documentos de identificación — Dependiendo del servicio solicitado, podemos recibir: Número de Seguro Social, o SSN; Número ITIN; Número EIN; Números de licencia o registro; Identificaciones oficiales; Formularios W-2, 1099 y otros formularios fiscales; Declaraciones de impuestos; Documentos de respaldo fiscal; Información de dependientes, empleados o propietarios.

2.3 Información financiera, de bookkeeping y de nómina — Podemos recopilar: Estados de cuenta bancarios; Estados de cuenta de tarjetas de crédito; Registros de bookkeeping (teneduría de libros); Comprobantes de ingresos y gastos; Información de nómina y empleados; Información salarial y de retenciones; Contratos, préstamos y arrendamientos; Facturas, recibos y reportes de ventas; Información de cuentas de QuickBooks, ADP u otras plataformas; Información necesaria para procesar pagos o débitos ACH.

2.4 Datos de navegación y cookies — Cuando visita el sitio o nuestra landing de campaña, podemos recopilar: Dirección IP; Tipo de dispositivo; Sistema operativo; Tipo de navegador; Páginas visitadas; Tiempo de visita; Sitio web o fuente desde la cual llegó; Información sobre interacciones con el sitio; Cookies, píxeles y tecnologías similares. Estos datos se explican con más detalle en la sección 8.

2.5 Información que usted nos envía — Podemos recopilar la información que usted nos envía mediante: Formularios del sitio y de la landing; Correo electrónico; WhatsApp; Facebook, Instagram u otras redes sociales; Llamadas telefónicas; Mensajes de texto; Documentos entregados en persona, a través de nuestro portal del cliente o mediante plataformas de terceros.

Usted decide qué información nos entrega. Sin embargo, si no proporciona la información necesaria para un servicio, es posible que no podamos prestarlo o completarlo.

Por seguridad, le pedimos que no envíe números de Seguro Social, fotografías de identificaciones, información bancaria completa ni documentos fiscales sensibles por mensajes de texto, redes sociales o canales no seguros.

Podemos usar la información personal para: Prestar los servicios contratados, incluyendo bookkeeping, preparación de impuestos, nómina y consultoría empresarial; Preparar declaraciones, formularios y trámites fiscales cuando corresponda; Procesar nómina, registros de empleados y reportes relacionados; Cumplir obligaciones fiscales, legales, regulatorias y profesionales; Comunicarnos con usted y responder sus preguntas; Programar consultas y dar seguimiento a solicitudes; Facturar, cobrar y procesar pagos; Operar, mantener, proteger y mejorar el sitio y la landing de campaña; Medir el rendimiento de nuestra publicidad y mostrar anuncios a personas con intereses similares, conforme a la sección 8; Detectar, prevenir e investigar fraude, accesos no autorizados y problemas de seguridad; Mantener registros comerciales y profesionales; Atender solicitudes relacionadas con privacidad; Cumplir órdenes judiciales, requerimientos legales o solicitudes válidas de autoridades.

La razón para usar la información puede incluir: La ejecución de un contrato o encargo profesional; El cumplimiento de obligaciones legales; El consentimiento del cliente cuando la ley lo exige; La operación legítima y segura de nuestro negocio; La prevención de fraude y la protección de nuestros derechos y los de nuestros clientes.

Si deseamos utilizar información personal para un propósito nuevo y materialmente diferente, solicitaremos consentimiento cuando la ley lo requiera.

HVB Consulting LLC no vende ni alquila información personal. No compartimos información personal a cambio de dinero.

Sí usamos cookies y píxeles de publicidad, incluido el píxel de Meta, que comunican a Meta y a otras plataformas de publicidad datos técnicos y de navegación —como su dirección IP, el tipo de dispositivo y las páginas que visita— junto con un identificador de cookie. Esa comunicación se hace para medir el rendimiento de nuestra publicidad y mostrar anuncios nuestros a personas con intereses similares. Esta comunicación puede constituir un "uso compartido" de información para publicidad conductual bajo la ley de California, y usted puede oponerse como se explica en las secciones 8 y 10.4.

No compartimos información del contribuyente con terceros para fines ajenos a la prestación del servicio, ni para que esos terceros la usen en su propio mercadeo, salvo que exista una autorización válida o una excepción legal aplicable.

Fuera de lo anterior, podemos compartir información limitada y necesaria con las siguientes categorías:

4.1 Proveedores de servicios y plataformas — Podemos utilizar proveedores que nos ayudan a operar el negocio, incluyendo: Intuit y QuickBooks Online; QuickBooks Online Payroll; ADP; Labitax, nuestro software de preparación de impuestos; Jotform, para formularios, cuestionarios y firma electrónica; Nuestro portal del cliente, para el intercambio seguro de documentos; WhatsApp Business y Meta, incluyendo Facebook e Instagram; Google, incluyendo Google Analytics y Google Business Profile; WordPress y el proveedor de alojamiento de hvbconsultingllc.com; Marblism y el proveedor de alojamiento de nuestra landing de campaña (hvb-consulting-llc.marblism.me); Proveedores de correo electrónico; Servicios de almacenamiento en la nube; Procesadores de pagos; GTranslate, para la versión en español del sitio; Proveedores de seguridad, respaldo, soporte técnico y administración.

Estos proveedores reciben únicamente la información razonablemente necesaria para cumplir la función contratada. Cada proveedor puede tener sus propios términos y políticas de privacidad. Algunos pueden almacenar o procesar información fuera de California o de Estados Unidos.

4.2 Divulgaciones exigidas por ley — Podemos divulgar información cuando sea necesario o permitido por la ley, incluyendo: Un requerimiento válido del IRS; Una solicitud del California Franchise Tax Board, o FTB; Una solicitud del California Employment Development Department, o EDD; Una solicitud de otra autoridad fiscal o gubernamental; Una orden judicial, citación o proceso legal válido; Una solicitud de una agencia reguladora; Una investigación de fraude, seguridad o actividad ilegal; La protección de derechos, propiedad o seguridad.

4.3 Profesionales que nos apoyan — Podemos compartir información limitada con CPA, abogados, aseguradoras, consultores de cumplimiento y otros profesionales que nos apoyen, únicamente cuando sea necesario y sujeto a deberes de confidencialidad.

4.4 Cambios corporativos — Si HVB Consulting LLC se fusiona, vende, reorganiza o transfiere parte de sus activos, la información personal podría transferirse como parte de esa operación, de acuerdo con la ley aplicable.

Como preparador de impuestos, HVB Consulting LLC debe cumplir reglas federales especiales sobre el uso y divulgación de información fiscal.

El artículo 26 U.S.C. §7216 y sus reglamentos relacionados generalmente prohíben que un preparador de declaraciones use o divulgue información de declaraciones de impuestos para fines distintos de los permitidos por la ley, salvo que exista una autorización válida del contribuyente o una excepción legal.

Cuando se necesite consentimiento para una divulgación específica, solicitaremos un consentimiento separado, informado, voluntario y por escrito, conforme a los requisitos aplicables, incluyendo 26 C.F.R. §301.7216-3.

Los empleados y proveedores que reciban información fiscal también deben tratarla de manera confidencial. Existen excepciones limitadas para ciertos proveedores auxiliares, obligaciones legales, procesos judiciales, funciones internas permitidas y divulgaciones autorizadas.

La sección 10.21 de Circular 230 se relaciona principalmente con la obligación de informar al cliente cuando el preparador conoce un error, incumplimiento u omisión en un documento o asunto fiscal. No sustituye las reglas específicas de confidencialidad y consentimiento establecidas por 26 U.S.C. §7216 y sus reglamentos.

HVB Consulting LLC mantiene salvaguardas conforme a: IRS Publication 4557, Safeguards for Taxpayer Data; La Regla de Salvaguardas de la FTC; La Gramm-Leach-Bliley Act, o GLBA; Otras leyes y estándares aplicables de protección de información.

Esas salvaguardas se describen en la sección 7 y constan por escrito en el plan de seguridad de la información de HVB, que se revisa al menos una vez al año.

Nada en este Aviso limita los derechos que la ley de California otorgue al consumidor.

Conservamos la información únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para prestar servicios, cumplir obligaciones legales y fiscales, resolver disputas, mantener registros comerciales y proteger nuestros derechos.

Los períodos que aplicamos son: Registros de bookkeeping (teneduría de libros): 7 años; Declaraciones de impuestos y respaldos fiscales: 7 años, o el plazo legal aplicable si es mayor; Información de nómina y registros de empleados: 4 años, sujeto a plazos aplicables en California; Información de prospectos que no se convierten en clientes: 24 meses; Datos de navegación y cookies: 14 meses; Registros de facturación y cobro: 7 años.

Cuando ya no necesitemos la información, procuraremos eliminarla, destruirla o volverla ilegible de forma segura. Algunas leyes pueden obligarnos a conservar ciertos documentos durante más tiempo.

HVB Consulting LLC mantiene un plan escrito de seguridad de la información, revisado cada año, que aplica a toda la información personal y financiera de nuestros clientes, en cualquier formato. Las medidas que aplicamos son las siguientes.

Verificación de dos pasos. Las cuentas de nuestras plataformas de impuestos, bookkeeping, nómina, formularios, nube y banca tienen activada la verificación de dos pasos.

Cifrado. La información electrónica se transmite cifrada y se almacena cifrada. Los discos de las computadoras y los teléfonos de trabajo están cifrados y protegidos con contraseña, y los respaldos también van cifrados. No solicitamos ni enviamos números de Seguro Social, fotografías de identificaciones, declaraciones ni estados de cuenta por mensaje de texto, WhatsApp, redes sociales o correo sin cifrar; para eso usamos el portal del cliente, un enlace seguro o la entrega en nuestra oficina.

Acceso limitado al personal autorizado. El acceso a la información de clientes está limitado a las personas que la necesitan para prestar el servicio. Cada miembro del equipo tiene su propia cuenta y contraseña; no compartimos usuarios ni contraseñas. Las cuentas de administración quedan en dos personas como máximo. Revisamos los accesos cada tres meses, y cuando alguien deja de atender a un cliente o sale del equipo, su acceso se desactiva el mismo día.

Respaldos. La información se respalda en el almacenamiento en la nube cifrado que utiliza HVB, con copia continua, y las plataformas de bookkeeping y de nómina mantienen sus propios respaldos. Verificamos periódicamente que los archivos se puedan recuperar. Como parte de nuestro plan de seguridad, estamos ampliando este respaldo con una segunda copia en un proveedor independiente del principal.

Plan de respuesta ante incidentes. Tenemos un procedimiento escrito que se activa ante cualquier acceso, uso, divulgación o pérdida no autorizados de información. Consiste en detener el acceso, documentar lo ocurrido desde el primer momento, evaluar el alcance, notificar a las personas afectadas y a las autoridades cuando la ley lo exija, corregir la causa y dejar un resumen por escrito.

Capacitación y evaluación. Al ingresar, cada persona lee y firma el plan antes de recibir acceso a información de clientes. Realizamos una sesión anual de capacitación y una evaluación anual de riesgos por escrito, que se repite cuando cambia el personal, una herramienta o un proveedor.

Ningún sistema de internet, correo electrónico, teléfono o mensajería es completamente seguro.

El correo electrónico, los mensajes de texto y WhatsApp pueden ser interceptados, reenviados, entregados a un destinatario equivocado o vistos por terceros. Por ello, HVB Consulting LLC no puede garantizar que una transmisión sea entregada correctamente o que sea leída exclusivamente por el destinatario previsto.

Le pedimos no enviar información fiscal o financiera sensible por canales no seguros. Cuando sea posible, utilice nuestro portal del cliente, correo seguro o entregue los documentos en nuestra oficina.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte información personal, notificaremos a las personas afectadas y a las autoridades cuando la ley aplicable así lo exija.

Las cookies son pequeños archivos que se guardan en su navegador. Ayudan a que un sitio funcione y permiten entender cómo se utiliza. El sitio y la landing de campaña pueden utilizar: Cookies esenciales: necesarias para funciones básicas; Cookies de rendimiento y analítica: incluyendo Google Analytics, para saber qué páginas se visitan y mejorar el sitio; Cookies de funcionalidad: para recordar preferencias y apoyar la versión en español mediante GTranslate; Cookies y píxeles de publicidad: el píxel de Meta (Facebook e Instagram), que permite medir el rendimiento de nuestros anuncios y mostrárselos a personas con intereses similares, y las cookies de publicidad de Google, cuando estén activas.

Sobre el píxel de Meta. Al cargar la página, el píxel puede comunicar a Meta datos técnicos y de navegación, como su dirección IP, el tipo de dispositivo y las páginas que visita, junto con un identificador de cookie. Esa comunicación se hace con fines de medición y publicidad, y puede constituir un "uso compartido" bajo la ley de California. Puede consultar la política de privacidad de Meta para más información sobre el tratamiento que esa plataforma da a esos datos.

Cómo controlar o desactivar cookies: Las preferencias del aviso de cookies que aparece en nuestro sitio y en la landing de campaña; La configuración de su navegador Chrome, Safari, Edge o Firefox; El complemento de exclusión de Google Analytics; La configuración de anuncios y privacidad de Google; Las preferencias de anuncios de Meta; Los controles de privacidad de su dispositivo móvil, para limitar el seguimiento entre aplicaciones.

Señales de "No rastrear" (Do Not Track). Algunos navegadores ofrecen una señal de "No rastrear". Nuestro sitio no responde a esa señal en este momento y no modifica sus prácticas de recopilación cuando la recibe. Para ejercer sus opciones, utilice los controles indicados arriba y la sección 10.4.

Aviso de cookies. Publicamos este aviso en el sitio y en la landing de campaña. Al continuar navegando y aceptar las cookies no esenciales, usted reconoce este aviso. Si bloquea las cookies esenciales, algunas partes del sitio podrían no funcionar correctamente. Bloquear cookies no afecta, por sí solo, la prestación de los servicios profesionales contratados.

El sitio, la landing de campaña y nuestras comunicaciones pueden incluir enlaces a sitios o plataformas de terceros, incluyendo Intuit, QuickBooks, ADP, Labitax, Jotform, Google, Facebook, Instagram y otras redes sociales.

HVB Consulting LLC no controla esos sitios y no es responsable de su contenido, seguridad, disponibilidad o políticas de privacidad. Recomendamos leer las políticas de esos terceros antes de utilizar sus servicios.

Cuando usted utiliza directamente QuickBooks, ADP, WhatsApp, Google u otra plataforma de terceros, su relación con esa plataforma se rige por sus propios términos y política de privacidad.

La Ley de Privacidad del Consumidor de California, o CCPA/CPRA, puede otorgar ciertos derechos a residentes de California. La aplicación de algunos requisitos depende del tamaño del negocio, ingresos, cantidad de información procesada y otras circunstancias legales.

Aunque HVB Consulting LLC determine que ciertos umbrales legales no le aplican, procuramos respetar estos derechos como buena práctica.

10.1 Derecho a saber y acceder — Puede solicitar información sobre: Las categorías de información personal que recopilamos; Las fuentes de esa información; Los fines para los que se usa; Las categorías de terceros con quienes se comparte; Las piezas específicas de información personal que conservamos, cuando la ley lo permita.

10.2 Derecho a corregir — Puede solicitar que corrijamos información personal inexacta.

10.3 Derecho a eliminar — Puede solicitar que eliminemos su información personal, sujeto a excepciones legales. Por ejemplo, no podremos eliminar información que debamos conservar para cumplir obligaciones fiscales, legales, contractuales o de seguridad.

10.4 Derecho a oponerse a la venta o al uso compartido, y a limitar el uso de información sensible — HVB Consulting LLC no vende información personal. Sí usamos cookies y píxeles de publicidad, incluido el píxel de Meta, que pueden constituir un "uso compartido" de información personal para publicidad conductual entre contextos, conforme a la sección 8. Usted puede oponerse a ese uso de las siguientes maneras: Rechazando las cookies no esenciales en el aviso de cookies del sitio o de la landing; Ajustando las preferencias de anuncios de Meta y la configuración de anuncios y privacidad de Google; Escribiéndonos a service@hvbconsultingllc.com e indicando que desea oponerse al uso compartido con fines publicitarios. Si su navegador ya compartió datos con Meta antes de que recibamos su solicitud, le explicaremos cómo ejercer sus opciones directamente ante Meta. Cuando corresponda, puede solicitar limitar el uso o divulgación de información personal sensible. La ley permite ciertos usos necesarios y proporcionales, por lo que este derecho puede tener límites.

10.5 Derecho a no recibir trato discriminatorio — No recibirá un trato discriminatorio por ejercer sus derechos de privacidad. No le negaremos servicios ni le cobraremos un precio diferente únicamente por presentar una solicitud legal de privacidad.

10.6 Agente autorizado — Puede designar a un agente autorizado para presentar una solicitud en su nombre. Podemos pedir prueba de su autorización y verificar la identidad de ambas personas.

10.7 Cómo presentar una solicitud — Puede presentar una solicitud: Por correo electrónico: service@hvbconsultingllc.com; Por teléfono: (714) 651-3790; Por WhatsApp: (714) 651-3790. Indique qué derecho desea ejercer. Para proteger la información, podemos verificar su identidad solicitando datos de contacto u otra información razonablemente necesaria. Por regla general, responderemos dentro de 45 días calendario. Cuando la ley lo permita, podremos extender el plazo por hasta 45 días adicionales y le informaremos la razón. Las solicitudes normalmente son gratuitas. Podemos rechazar o cobrar una tarifa razonable por solicitudes excesivas, repetitivas o claramente infundadas, únicamente cuando la ley lo permita. No podemos entregar información de otra persona ni eliminar información que estemos obligados a conservar.

10.8 California "Shine the Light" — La sección 1798.83 del Código Civil de California permite que ciertos residentes soliciten información sobre categorías de información personal compartida con terceros para el mercadeo directo de esos terceros. HVB Consulting LLC no comparte información personal con terceros para su propio mercadeo directo. Si desea presentar una solicitud relacionada con esta ley, puede escribir a service@hvbconsultingllc.com.

Nuestros servicios, el sitio y la landing de campaña están dirigidos principalmente a adultos y negocios.

No recopilamos intencionalmente información personal de menores de 16 años para fines de mercadeo. Si un padre o tutor cree que un menor nos entregó información personal, puede comunicarse con nosotros para solicitar su revisión y eliminación cuando corresponda.

Puede contactarnos por WhatsApp. Al hacerlo, su número y el contenido de sus mensajes pueden ser tratados conforme a este Aviso y a las políticas de WhatsApp y Meta.

WhatsApp es un servicio de terceros. Recomendamos no enviar por WhatsApp: Números de Seguro Social; Fotografías de identificaciones; Información bancaria completa; Declaraciones de impuestos; Documentos fiscales sensibles.

Solicite acceso a nuestro portal del cliente, correo seguro o un método alternativo para enviar documentos.

Podemos actualizar este Aviso para reflejar cambios en la ley, nuestros servicios, el sitio, la landing o las herramientas que utilizamos.

Publicaremos la versión actualizada en el sitio indicando una nueva fecha de última actualización. Si el cambio es importante, procuraremos comunicarlo por correo electrónico o mediante un aviso destacado.

El uso continuado del sitio después de una actualización significa que usted reconoce la versión vigente, en la medida permitida por la ley.

Contacto: HVB Consulting LLC · 901 W Civic Center Dr, Suite 400, Santa Ana, CA 92703; Correo general y de privacidad: service@hvbconsultingllc.com; Teléfono y WhatsApp: (714) 651-3790; Sitios web: hvbconsultingllc.com y hvb-consulting-llc.marblism.me.